ניהול מקצועי של רישום למאות משתתפים, מרצים ואורחי כבוד. WhatsApp + מוקד טלפוני בעברית ובאנגלית, עם מערכת מעקב אונליין בזמן אמת.
ארגון כנס מקצועי דורש תיאום של עשרות פרטים במקביל: מרצים, חסויות, קייטרינג, ציוד טכני, חדרים מקבילים, badges וקבלת פנים. בין אם מדובר בכנס טכנולוגיה, כנס רפואי, יום עיון או קונגרס בינלאומי, המספר האמיתי של המשתתפים הוא הקריטריון שקובע כמעט כל החלטה תפעולית.
לכן ניהול מדויק של אישור הגעה לכנסים הוא אחד המשימות החשובות ביותר לפני יום הכנס. הרישום מאפשר לכם לקבל תמונת מצב אמיתית, למנוע בזבוז תקציב על מקומות ריקים ולהבטיח שכל משתתף מקבל את החוויה שהובטחה לו.
בכנסים ההשלכות של אי-ודאות במספרים הן מיידיות ויקרות במיוחד. כאשר לא יודעים כמה משתתפים באמת יגיעו, נוצרים המצבים הבאים:
אישור הגעה מקצועי מבטיח שכל הגורמים בשרשרת עובדים לפי אותם נתונים, ומעלה את הסבירות שהכנס יתנהל בצורה חלקה.
השירות מתאים לכנסים בכל גודל ובכל תחום. אנחנו מנהלים אישורי הגעה עבור:
אין גודל של כנס שהוא קטן מדי או גדול מדי, השיטה מתכווננת לכם. השירות פעל בכנסים של 40 משתתפים ובכנסים של 2,500.
כאשר הכנס מארח מרצים או משתתפים בינלאומיים, המורכבות עולה משמעותית. מרצים מחו״ל עלולים לבטל ברגע האחרון, לבקש שינויי לוגיסטיקה, או להתקשות ביצירת קשר בגלל פערי שעות. המענה שלנו:
נציגים דוברי אנגלית ברמת שפת אם.
התאמה לאזורי זמן שונים.
בדיקת סטטוס הגעה של מרצים.
אישור אכלוס לפי מספר מדויק.
התהליך שלנו מותאם לאופי של כנסים מקצועיים, שבהם המשתתפים לרוב אנשי מקצוע עם לוחות זמנים עמוסים.
מקבלים מכם רשימה מובנית (Excel/CSV) עם פרטי המשתתפים, כולל קטגוריות (VIP, דובר, חסות).
פנייה מקצועית בשם הארגון, עם הפרטים הרלוונטיים למשתתף (יום, סדנה, מיקום).
שיחה למשתתפים שלא השיבו תוך 48 שעות (ובאנגלית למי שרלוונטי).
בחירת סדנה, ארוחה, יום השתתפות. הכל מרוכז במערכת אחת.
הודעה עם פרטי הגעה, חנייה, מפה, קוד QR לכניסה.
נתונים מלאים לפי קטגוריה, יום, סדנה - מוכן להעברה לקייטרינג ולצוות התפעולי.
אחד האתגרים הגדולים בכנסים מקצועיים הוא ניהול הרישום כאשר יש יותר מאירוע אחד. משתתף אחד יכול להירשם ליום שני בלבד, ולסדנה B במקום סדנה A, ולארוחת ערב הפתיחה אבל לא לגאלה. הכל צריך להיות מסונכרן.
המערכת שלנו מנהלת את כל הבחירות במקום אחד ומייצרת דוחות נפרדים לצוות של כל יום, סדנה או אירוע צדדי.
ההבדל בין כנס שמתנהל בצורה מבולגנת לכנס שמתנהל חלק הוא לרוב הנגישות למידע. עם המערכת שלנו מארגן הכנס רואה בכל רגע:
גישה כזו מאפשרת לקבל החלטות תפעוליות תוך שעות במקום ימים.
בכנסים גדולים מומלץ להתחיל 3-4 שבועות לפני האירוע, במיוחד כשמדובר במאות משתתפים או במרצים בינלאומיים. בכנסים קטנים או ימי עיון, שבועיים לרוב מספיקים.
כן. המוקד שלנו מטפל בפניות גם בעברית וגם באנגלית, מה שמאפשר לנהל אישורי הגעה למרצים ומשתתפים מחו״ל בצורה מקצועית.
בהחלט. אפשר לייצר דוחות נפרדים למארגני הכנס, לחסות, לצוות הטכני ולניהול הכולל, כל אחד עם החתך הרלוונטי לו.
כן. ניתן לאסוף במהלך אישור ההגעה גם העדפות למושבים מקבילים, סדנאות בחירה או ארוחות מותאמות (צמחוני, כשר, ללא גלוטן).
בכנסים ההגעה בפועל נמוכה מחתונות (בגלל מחויבויות עבודה). לרוב 78-88% מהמאשרים אכן מגיעים. אנחנו נותנים לכם הערכה מדויקת לפי סוג הכנס והקהל.
כן. בכנסים רב-יומיים אפשר לקבל מכל משתתף אישור נפרד לכל יום, וגם לנהל רישום לאירועי ערב (dinner, גאלה, קוקטייל).
כן. אפשר לסמן קטגוריות שונות של מוזמנים (VIP, דוברים, חסות, עיתונות, סטודנטים) ולראות סטטוס נפרד לכל קטגוריה בזמן אמת.
השאירו פרטים ונחזיר אליכם עם הצעת מחיר מותאמת לכנס שלכם. אנחנו יודעים לטפל בכנסים קטנים ובכנסים בינלאומיים של אלפי משתתפים באותה מקצועיות.